Что нужно знать о HR для компании: 3 совета при выборе

Спросите любого сотрудника, что такое отдел кадров, и вы получите ответ, что в основном он занимается самыми неприятными аспектами работы: нарушениями в работе отдела кадров, увольнениями и сокращениями. Но правда в том, что отдел кадров существует для того, чтобы поддерживать сотрудников. Вот некоторые из задач, которые ваш отдел кадров выполняет каждый день.

Набор кандидатов

HR-отдел должен понимать потребности организации и обеспечивать их удовлетворение при подборе персонала на новые должности. Это не так просто, как просто разместить объявление на Indeed: вам необходимо проанализировать рынок, проконсультироваться с заинтересованными сторонами и управлять бюджетом. 

Затем, после размещения объявления о вакансии, необходимо провести дополнительные исследования, чтобы убедиться, что привлекаются и представляются именно те кандидаты, которые нужны. Подбор персонала — это масштабное и дорогостоящее мероприятие; правильный кандидат может оживить всю организацию, но неправильный кандидат может привести к срыву операций.

Найм нужных сотрудников

Отдел кадров отвечает за организацию собеседований, координацию работы по найму и адаптацию новых сотрудников. Они также отвечают за заполнение всех документов, связанных с приемом на работу, и за успешное прохождение всего процесса, начиная с первого дня и заканчивая каждым последующим днем.

Обработка платежных ведомостей

Расчет заработной платы — это отдельный пункт. Каждый день зарплаты необходимо рассчитывать налоги и учитывать часы. Расходы должны быть возмещены, а также должны быть начислены повышения и премии. Если вы думаете, что налоги нужно платить только раз в год, представьте, каково это — работать в отделе кадров и следить за тем, чтобы они правильно вычитались каждый период выплаты зарплаты. 

Проведение дисциплинарных взысканий

Эта обязанность, возможно, является причиной того, что HR имеет тенденцию получать плохую репутацию. При неправильном подходе дисциплинарные взыскания могут привести к потере ценного сотрудника и даже стать причиной судебного разбирательства или плохой репутации. Но при правильном подходе дисциплинарные меры могут привести к успеху сотрудника.

С другой стороны, иногда дисциплинарное взыскание — не лучший выход, и сотрудника следует отпустить. Лучшие отделы кадров знают, когда сотрудник не подходит компании и будет счастливее в другом месте. Именно отдел кадров должен установить достаточно прочные отношения как с менеджерами, так и с сотрудниками, чтобы определить сплоченность и здоровье команды.

Обновление политики

Политики необходимо обновлять (или хотя бы пересматривать) каждый год по мере изменения организации. В обязанности HR входит официальное обновление политик и внесение предложений по их изменению, если они больше не отвечают интересам компании или сотрудников. Иногда политика должна быть обновлена как реакция на какое-либо событие. HR всегда должен быть включен в процесс принятия таких решений и с ним должны проводиться консультации.

Ведение личных дел сотрудников

Ведение кадровых документов является обязательным по закону. Эти документы помогают работодателям выявить пробелы в квалификации, чтобы помочь в процессе найма, а также проанализировать демографические данные и соблюсти требования законодательства. В них также содержатся личные данные и контакты на случай чрезвычайных ситуаций каждого сотрудника. 

Определите, какие навыки требуются 

От понимания трудового законодательства до администрирования льгот — эта должность требует определенного базового набора навыков. Вам нужен стратегический менеджер по персоналу, который мыслит шире транзакционных задач.  В зависимости от отрасли и размера вашего бизнеса, должностные обязанности менеджеров по персоналу могут быть чрезвычайно разнообразными. Очень важно убедиться в том, что каждая из них изложена до подбора персонала на эту должность.

Делайте акцент на поведенческих характеристиках

Изучение врожденных поведенческих драйвов и черт кандидата в конечном итоге поможет вам определить, подходит ли он для данной работы. Это связано с тем, что, хотя навыки и опыт можно приобрести, поведение и черты характера, как правило, остаются неизменными на протяжении всей карьеры. Существует несколько способов выявления поведения — от проведения оценки до постановки правильных вопросов на собеседовании.

Выявите и устраните предубеждения при приеме на работу

Хотя мы все стараемся быть беспристрастными и выбирать кандидата, который, по нашему мнению, лучше всего подходит нам и обладает наибольшей квалификацией, всегда существует вероятность того, что в наши решения о найме могут вкрасться неосознанные предубеждения. Не осознавая этого, мы можем обнаружить, что нанимаем одних и тех же людей снова и снова.

Лучший способ уменьшить субъективную предвзятость — использовать объективные научные данные, такие как поведенческие или когнитивные оценки, при принятии решений. После того как вы определите, подходит ли вам человек по поведенческим и когнитивным характеристикам, вы сможете проверить его на наличие необходимых навыков.

Ценность человеческого капитала

Наличие собственной кадровой службы очень важно. Наличие штатного сотрудника отдела кадров или эксперта по человеческим ресурсам в штате может повысить понимание того, насколько важен человеческий капитал для итоговой прибыли компании. Для малого бизнеса, в частности, человеческий капитал имеет решающее значение, поскольку многие небольшие компании имеют сотрудников, выполняющих многофункциональные обязанности. При меньшей численности персонала, если уходит всего один человек, это оставляет компанию с огромным пробелом, который необходимо заполнить, и потенциальной угрозой для прибыльности компании.

Контроль бюджета предприятия

Отдел кадров сдерживает чрезмерные расходы путем разработки методов сокращения затрат на управление персоналом, что включает в себя переговоры о более выгодных тарифах на льготы, такие как медицинское обслуживание. Кроме того, отдел кадров обеспечивает конкурентоспособное и реалистичное установление заработной платы на основе изучения рынка труда, тенденций занятости и анализа заработной платы в зависимости от должностных функций. Поскольку некоторые малые предприятия имеют ограничения по бюджету, эта функция отдела кадров особенно полезна.

Разрешение конфликтов между сотрудниками

Конфликты на рабочем месте неизбежны, учитывая разнообразие личностей, стилей работы, происхождения и уровня опыта сотрудников. Менеджер по персоналу или сотрудник, прошедший специальную подготовку по вопросам взаимоотношений с сотрудниками, может выявить и разрешить конфликт между двумя сотрудниками или руководителем и сотрудником и восстановить позитивные рабочие отношения.

Обучение и развитие

Отдел кадров проводит оценку потребностей текущей рабочей силы организации, чтобы определить тип обучения и развития сотрудников, необходимых для повышения квалификации и навыков. Компании, находящиеся на начальном этапе или на этапе роста, могут извлечь выгоду из определения потребностей в обучении существующего персонала. Это гораздо дешевле, чем нанимать дополнительный персонал или более квалифицированных кандидатов. Кроме того, такая стратегия позволяет снизить текучесть кадров и повысить уровень удержания сотрудников.

Повышение удовлетворенности сотрудников

На специалистов по управлению персоналом обычно возлагается ответственность за определение уровня удовлетворенности сотрудников — зачастую это в лучшем случае неоднозначный показатель. С помощью тщательно разработанных опросов сотрудников, фокус-групп и стратегии проведения интервью на выходе, специалисты отдела кадров определяют, что лежит в основе неудовлетворенности сотрудников, и решают эти вопросы, чтобы мотивировать сотрудников.

Экономия затрат на управление персоналом

Стоимость найма новых или замещающих работников, включая обучение и время на введение в должность, может быть непомерно высокой для работодателей, особенно малых предприятий. При хорошо организованном процессе найма и отбора персонала служба управления персоналом может минимизировать расходы на размещение объявлений о вакансиях, обучение новых сотрудников и включение новых сотрудников в планы льгот.

Повышение эффективности работы сотрудников

Отдел кадров разрабатывает системы управления эффективностью. Без сотрудника отдела кадров, который разрабатывает план, измеряющий эффективность работы, сотрудники могут оказаться на работе, которая не соответствует их навыкам и опыту. Кроме того, сотрудники, чьи результаты работы не соответствуют ожиданиям работодателя, могут продолжать получать зарплату, тем самым растрачивая деньги на низкоэффективных сотрудников.

Сохранение успеха бизнеса

Благодаря планированию преемственности, которое разрабатывается отделом кадров, компания выявляет сотрудников, обладающих перспективностью и необходимыми способностями для того, чтобы со временем перейти на руководящие должности в компании. Это важная функция, поскольку она может гарантировать стабильность и будущий успех организации.

Улучшение корпоративного имиджа

Компании хотят быть известными как «работодатель по выбору». Выбираемые работодатели — это компании, которые получают признание за то, как они относятся к сотрудникам; это компании, в которых люди хотят работать. Стать избранным работодателем означает, что человеческие ресурсы балансируют между набором наиболее квалифицированных кандидатов, отбором наиболее подходящих кандидатов и удержанием наиболее талантливых сотрудников.

Непоколебимые принципы ведения бизнеса

Отдел кадров следит за тем, чтобы персонал принимал философию компании и принципы ведения бизнеса. С точки зрения малого бизнеса, создание сплоченной рабочей среды является обязательным. Первой возможностью для достижения этой цели являются мудрые решения о приеме на работу, которые определяют желательные профессиональные качества, а также программы по ориентации и введению в должность.