Автоматизація бізнесу: 15 способів

BPA належить до категорії програмного забезпечення, але може також включати механічні технології, такі як робототехніка. Мета полягає у виконанні повторюваних фізичних або цифрових процесів і дій з мінімальним втручанням людини або взагалі без нього. BPA можна придбати і використовувати як окремий програмний пакет, або ж він може бути інтегрований або вбудований в інше програмне забезпечення як функція. Часто це підмножина пакетів управління бізнес-процесами (BPM), які, своєю чергою, можуть бути компонентом управління інфраструктурою.

Підвищення продуктивності

Власники малого бізнесу та працівники підприємств будь-якого розміру можуть зосередитися на тому, що в них виходить найкраще, а решту довірити обладнанню. Робота виконується швидше і практично без помилок. Коли роботизовані системи беруться за завдання, які раніше були причиною травм, наприклад, падінь або розтягнень, підвищується добробут співробітників.

Комунікації з підтримкою

За допомогою BPA комунікації можуть бути переспрямовані на бажаний канал, або, наприклад, представник служби підтримки клієнтів може відстежувати розмову по всіх каналах. Крім того, представник може отримувати допоміжні дані з різних додатків, щоб зробити спілкування продуктивнішим. Менеджер може використовувати BPA для відстеження діяльності, щоб усі сторони знали, на якому етапі перебуває проєкт або процес, над яким вони працюють.

Підвищення наочності процесу

Щоразу, коли ви автоматизуєте процес, у вас з’являється можливість уважно вивчити його перебіг і вирішити, які кроки варто зберегти і що можна зробити для поліпшення процедури. У результаті більш упорядковані процеси ще більше прискорять виробництво.

Зниження витрат

Автоматизація обходиться значно дешевше, ніж оплата праці людини, яка виконує ту саму роботу. Крім того, автоматизація веде як до економії на масштабі, так і до економії на обсязі, тобто до можливості виробляти ширший асортимент продукції. Як відомо керівникам підприємств, і те, й інше може призвести до більш сприятливої маржі на одиницю продукції та більшої прибутковості.

Підвищення операційної ефективності

Автоматизація дає змогу скоротити час виконання замовлення, прискорити доставку і більш ефективно використовувати запаси та грошові кошти, повідомляє Економічна довідка. 

Налаштуйте автоматизовані кампанії з електронної пошти

Коли ви думаєте про автоматизацію, насамперед на думку спадає автоматизація маркетингу електронної пошти. Це не тільки один із найпопулярніших видів автоматизації, а й один із найдоступніших.

Хороший спосіб почати автоматизацію email-маркетингу – це подивитися на можливості автоматизації, які вже є у вашій платформі email-маркетингу, і подумати, як ви можете використовувати їх для реалізації своєї стратегії.

Створіть стандартні операційні процедури (СОПи)

Скільки процесів у вашому бізнесі задокументовано? Незалежно від того, чи є ви соло-підприємцем або керуєте невеликою командою, наявність стандартних операційних процедур (СОП) має вирішальне значення для здорового бізнесу. 

СОПи – це докладні інструкції, які описують, як виконувати процеси у вашому бізнесі. У міру зростання вашої компанії наявність СОПів значно полегшує прийом нових членів команди та делегування завдань іншим. Що швидше члени команди зможуть приступити до роботи, то більший вплив вони зможуть мати на ваш бізнес. 

Завантажуйте контактні дані в CRM для створення централізованої бази даних 

Ваші дані про клієнтів заховані в різних безладних електронних таблицях? Вашій команді важко розшифрувати статус контакту або час останньої взаємодії з ним? Якщо це так, то вашому бізнесу може допомогти автоматизація бази даних клієнтів.

Щоб автоматизувати інформацію про клієнтів, ви можете використовувати CRM як централізовану базу даних і синхронізувати дані про контакти між додатками, щоб автоматично вносити оновлення, щойно щось зміниться в обліковому записі клієнта. Це скоротить обсяг ручної роботи, виконуваної вашою командою, і поліпшить відносини з вашими контактами і клієнтами.

Впровадьте систему оцінювання лідів

Чи є у вашої команди процес визначення того, які ліди є більш життєздатними? Якщо ні, можливо, вам варто подумати про впровадження скорингу лідів. 

За допомогою скорингу лідів ключові атрибути лідів отримають числові значення, що полегшить вам і вашій команді визначення пріоритетів у роботі з лідами, які з найбільшою ймовірністю куплять у вас товар. Це заощадить вам і вашій команді дорогоцінний час і дасть змогу взаємодіяти з тими, хто з більшою ймовірністю стане платоспроможним клієнтом.

Використовуйте інструмент планування соціальних мереж

Будь-який менеджер соціальних мереж або творець контенту скаже вам, як багато часу забирають соціальні мережі, особливо якщо постити на ходу. Саме тому використання інструменту планування соціальних мереж є вирішальним фактором для зайнятих маркетингових команд. 

За допомогою правильного інструменту планування соціальних мереж ваша команда може заздалегідь створювати значущий контент і планувати його автоматичну 

Автоматизуйте маркетингові SMS-повідомлення

Ваша маркетингова команда може розглянути можливість додавання автоматизованого SMS-маркетингу в стратегію вашої компанії, щоб відновити зв’язок з потенційними клієнтами і конвертувати їх. Потенційна автоматизація SMS-маркетингу включає в себе:

Перегляньте та автоматизуйте процес продажів

Автоматизація продажів – це більш ефективне управління процесом продажів, зниження тертя і підвищення коефіцієнта конверсії.

Щоб почати автоматизацію продажів, спочатку вивчіть усі вбудовані функції автоматизації, які пропонує ваша CRM. Потім ви можете розглянути можливість впровадження та інтеграції інших додатків для автоматизації більш потужних робочих процесів.

Автоматизуйте повторювані завдання

Чи є у вашій команді завдання, які повторюються, повинні виконуватися часто або вимагають схожого набору навичок? Якщо так, то ці завдання – ідеальні кандидати для автоматизації. 

Розгляньте можливість використання інструментів автоматизації завдань, таких як Zapier, щоб зняти частину роботи з виконання повторюваних завдань. Припустимо, ваша команда вручну надсилає рекламний твіт щоразу, коли ваша компанія публікує повідомлення в блозі. Ви можете налаштувати автоматизацію в обраному вами інструменті, який публікуватиме твіт із посиланням на ваш новий запис у блозі щоразу, коли блог вашої компанії публікує новий запис. Аналогічні процеси можна впровадити для синхронізації даних між додатками у вашому технічному стеку, щоб скоротити дублювання роботи.

Передайте ключові завдання на аутсорсинг експертам

Коли ви тільки починаєте свій бізнес, ви зазвичай відповідаєте за всі завдання та обов’язки, що забезпечують його функціонування. Хоча це може бути добре для кінцевого результату, це не дуже добре для масштабування та автоматизації. Коли ви зможете собі це дозволити, аутсорсинг завдань для нових членів команди, помічників і спеціалістів може дійсно допомогти вашому бізнесу вийти на новий рівень. 

Припустімо, ви власник малого бізнесу, який самостійно займається маркетингом електронної пошти, одночасно виконуючи різні інші обов’язки. Якщо ви не є експертом у сфері маркетингу електронної пошти, ви, можливо, не приділяєте цьому напрямку належної уваги, і якість може постраждати. 

У разі наймання контрактного фахівця з маркетингу електронної пошти він зможе встановити необхідні робочі процеси і воронки, які допоможуть вашому маркетингу електронної пошти працювати на автопілоті, що потенційно призведе до збільшення продажів. Проаналізуйте завдання, які ви зараз виконуєте для свого бізнесу, і знайдіть області, які можна передати комусь іншому, щоб заощадити час і домогтися кращих результатів. 

Впровадьте систему управління завданнями

Якщо так, то настав час впровадити систему управління завданнями з автоматизацією. Використання програмного забезпечення для управління завданнями, такого як Asana, ClickUp або Trello, допоможе вам і вашій команді залишатися організованими та підзвітними. За наявності інструменту управління завданнями ваша команда точно знає, де шукати наступний пункт дій і коли він має бути виконаний. Ви також можете бачити їхній прогрес, щоб підтримати їх, якщо вони зіб’ються зі шляху.

Автоматизація допоможе вивести вашу систему управління завданнями на новий рівень. Ви можете використовувати Zapier для перетворення елементів рядків з електронної таблиці на завдання в обраному вами інструменті або автоматично створювати завдання з повідомлень Slack.

Я використовую Asana для управління завданнями, і мені подобається використовувати інтеграцію з Gmail, щоб перетворювати електронні листи на завдання одним натисканням кнопки. Завдяки надійному управлінню завданнями та автоматизації ви і ваша команда заощадите час на пошук завдань і отримаєте більше часу на їх виконання. 

Використовуйте дропшиппінг для автоматизації виконання замовлень для підприємств електронної комерції

Ведення бізнесу електронної комерції може бути дуже трудомістким. Між відстеженням запасів і управлінням процесом доставки, багато що має відбуватися за лаштунками, щоб доставити товари вашим клієнтам. 

Якщо ви не хочете керувати запасами, подумайте про дропшиппінг. При дропшипінгу ви можете працювати безпосередньо з постачальником, який виконуватиме і відправлятиме ваші замовлення, щоб ви могли зосередитися на інших сферах вашого бізнесу, не турбуючись про ризики та логістику, пов’язані з наявністю всіх ваших запасів.

Централізуйте свої внутрішні комунікаційні зусилля

Автоматизація процесів комунікації – це впорядкування та уточнення взаємодії між людьми. Як власник бізнесу, така автоматизація може звільнити ваш час для піклування про свою команду та підтримки її зростання.

Gmail, Slack і Asana – це інструменти, які ви, можливо, вже використовуєте і які також пропонують чудові функції автоматизації для спрощення спілкування з вашою командою.

Оптимізуйте систему обліку та витрат

Управління фінансами малого бізнесу – це окрема робота. Якщо ви все ще займаєтеся цим самостійно, подумайте про використання системи обліку та витрат з можливостями автоматизації. Такий інструмент, як QuickBooks Online, може бути корисним для відстеження фінансів вашого бізнесу. Ви навіть можете підключити цей інструмент безпосередньо до вашої CRM, щоб ваші записи точно відображали, які контакти зробили у вас покупку. 

Наявність системи обліку та витрат також може допомогти в управлінні надходженнями, автоматично розподіляючи квитанції, що надходять у вашу поштову скриньку, за категоріями та відповідними витратами у ваших фінансових звітах.

Використовуйте менеджер паролів для спільного використання та захисту облікових даних для входу в систему у вашій команді

Найімовірніше, ваша команда використовує широкий спектр інструментів для ведення бізнесу. Щоб забезпечити безпеку інформації вашої компанії та зробити ваш технічний стек доступним для тих членів команди, які його потребують, розгляньте можливість впровадження менеджера паролів для підтримки та легкого обміну інформацією для входу в систему. 

Такі інструменти, як LastPass, дають змогу користувачам генерувати та зберігати надійні паролі й можуть використовуватися для окремих користувачів, невеликих команд і підприємств. 

Використовуйте інструменти штучного інтелекту та машинного навчання

Очікується, що найближчими роками штучний інтелект (ШІ) принесе бізнесу $2,6 трлн. прибутку. Як власник бізнесу, ви можете використовувати ШІ для оптимізації та автоматизації своєї діяльності. 

Наприклад, інструменти ШІ можуть допомогти оптимізувати управління даними та звітність, заощадити дорогоцінний час вашої команди і допомогти вам отримати доступ до цінних даних. 

Якщо ваша маркетингова команда створює великий обсяг контенту, інструменти штучного інтелекту, як-от Jasper, можуть значно скоротити час, що витрачається маркетологами на створення контенту, завдяки можливостям конспектування, дослідження і редагування.

Автоматизація – це довгострокова стратегія: не йдеться про те, щоб намагатися змінити все й одразу або створювати процеси, занадто складні для того етапу, на якому перебуває ваш бізнес.

Подивіться, на якому етапі перебуває ваш бізнес. Де є блокуючі фактори, ручні завдання та неефективність? Запитайте себе, як ви можете почати автоматизувати ці сфери, щоб звільнити свою увагу для тих сфер, на які ви маєте найбільший вплив.