Бюджет і бізнес-прогноз: що вибрати для малого бізнесу?

Говорячи простою мовою, бюджетування – це процес створення фінансового плану для досягнення цілей бізнесу. Бюджети визначають доступний капітал, прогнозують структуру витрат і оцінюють доходи.  Наявність точного бюджету допомагає власникам малого бізнесу ухвалювати кращі рішення та ефективно розподіляти свої ресурси. 

Існує безліч причин, через які малі підприємства повинні складати бюджет. Бюджети – це ефективний спосіб організації, планування та відстеження прогресу в досягненні фінансових цілей бізнесу. Ведення бізнесу без офіційного бюджету схоже на політ наосліп. Ви не матимете уявлення про прогнозовані доходи та витрати і не зможете знайти баланс між доходами та витратами для розвитку своєї діяльності. Але як же скласти бюджет, запитаєте ви.

Розрахуйте дохід від бізнесу

Якщо ви тільки починаєте свою діяльність, ви не зможете використовувати історичні дані для складання прогнозів. Замість цього скористайтеся середніми показниками по галузі та даними конкурентів.

Визначте постійні та змінні витрати

Постійні витрати залишаються незмінними незалежно від того, що відбувається. Змінні витрати часто коливаються залежно від ринкових умов або суми, яка вам необхідна на місяць – наприклад, паливо, папір для принтера та комунальні послуги. 

Визначте основні фінансові цілі

Цілі вашого бюджету залежатимуть від стадії вашого бізнесу. Нові компанії можуть зосередитися на зростанні доходів або збільшенні LTV клієнтів. Бюджети більш досвідчених компаній можуть бути спрямовані на відкриття нових ринків або активізацію потоків доходів шляхом запуску додаткових продуктів. 

Організуйте капітал для досягнення цілей

Щойно ви зрозумієте кінцеву мету, ви зможете організувати свій бюджет для роботи над досягненням цього результату. Ви можете прогнозувати, скільки грошей ви очікуєте заробити, які витрати понести і куди/як/коли спрямувати прибуток для реалізації вашого бачення бізнесу. 

Більшість підприємств переглядають і оновлюють свій бюджет щорічно або раз на півроку. Ви можете вносити незначні корективи в міру відстеження ситуації протягом року, щоб скоротити витрати або інвестувати в нові можливості отримання доходу, але, як правило, не рекомендується вносити серйозні зміни. Якщо ви побоюєтеся за результати діяльності або хочете побачити, наскільки точно ваш бізнес рухається до досягнення бюджетних цілей, прогнозування – це те, що вам потрібно. 

Прогноз пропонує більш актуальні прогнози фінансового майбутнього вашого бізнесу. На відміну від бюджету, який, по суті, є документом планування, заснованим на постановці цілей, прогноз використовує історичні дані для передбачення майбутніх показників. 

Прогнозування може здійснюватися двома методами: судженням і кількісним прогнозуванням. Прогнозування на основі суджень спирається на думку експертів, щоб отримати уявлення про майбутнє. Кількісне прогнозування, з іншого боку, використовує дані для виявлення закономірностей і створення моделей майбутніх показників. 

Перш ніж створювати прогноз, необхідно зібрати деякі дані. До них зазвичай належать дані про продажі, фінансові звіти та інші дані, які допоможуть вам зрозуміти минулі показники вашого бізнесу.

Щойно у вас будуть усі ці матеріали, ви зможете почати будувати прогнози на майбутнє і перевіряти їх на відповідність реальності. Це означає, що потрібно відстежувати фактичні доходи і витрати та порівнювати їх із прогнозом. Це допоможе скоригувати ваші прогнози і переконатися в їх точності.

Створення прогнозу може допомогти вам зрозуміти історичні показники та виявити тенденції у вашому бізнесі, що, своєю чергою, допоможе вам ухвалювати кращі рішення на майбутнє. 

Наприклад, якщо ви помітили, що ваші продажі мають тенденцію до збільшення в літні місяці, ви можете передбачити цю тенденцію на майбутнє і скласти відповідне планування, щоб максимально використати можливості сезонного доходу – найняти додатковий персонал, збільшити запаси тощо. Прогнози набагато гнучкіші, ніж встановлені бюджети, що дає змогу вам адаптувати свою стратегію в міру надходження нової інформації. Припустимо, ви несподівано втратили великого клієнта. Ви можете використовувати прогноз для коригування цієї нової реальності і подивитися, як вона вплине на доходи в найближчому майбутньому. Ця інформація дасть вам уявлення про загальний вплив на ваші бюджетні цілі.

Тепер, коли ви розумієте основи бюджетування та прогнозування, настав час порівняти їх. Ось деякі ключові подібності та відмінності між цими двома фінансовими інструментами:

Враховуйте свої цілі. Бюджетування може бути гарним варіантом, якщо ви намагаєтеся заощадити гроші і не маєте великої варіативності у своїх фінансах. Можливо, ви обслуговуєте основну групу клієнтів, з якими укладено довгострокові контракти. Однак прогнозування набагато корисніше, якщо ви намагаєтеся розвивати свій бізнес і потребуєте коригування фінансових стратегій у міру просування.

Бувають випадки, коли вам необхідно використовувати і бюджетування, і прогнозування. Наприклад, інвестори і кредитори зазвичай хочуть бачити і те, й інше, тому що бюджет дає уявлення про очікувані доходи і витрати, а прогноз показує, як вони можуть змінитися з часом.